Gracias a vuestras sugerencias (gracias Cristóbal) y siguiendo con nuestro proceso de buscar continuamente mejorar la usabilidad del programa, te queremos presentar una nueva funcionalidad, muy sencilla, pero que va a facilitar tu trabajo si utilizas la opción de impresión de múltiples facturas en papel que presentamos a principios de 2011.
Cuando se envían habitualmente facturas en papel a los clientes, hay que marcar éstas como enviadas manualmente en el programa accediendo a la página de visualización de cada una de ellas, aunque sencillo, es un proceso tedioso si has impreso muchas facturas de golpe, por ello hemos habilitado la opción de poder cambiar el estado de envío de múltiples facturas utilizando la herramienta habitual de selección múltiple presente en el pie de los listados de FacturaDirecta.
Una vez habilitada sólo tienes que seleccionar las facturas que quieras cambiar de estado y seleccionar la acción deseada.
No tienes que preocuparte si seleccionas facturas con distinto estado de envío, el programa sólo modificará aquellas que lo necesiten y al terminar te mostrará un detalle de las operaciones realizadas.
Esperamos que esta pequeña mejora te ayude a dedicar un poquito menos de tu tiempo a gestionar tu facturación ;)
Si eres de los que utiliza números consecutivos (sin letras) para numerar a tus clientes o proveedores, acabamos de incorporar una pequeña mejora que te permitirá saber cual es el último número de cliente o proveedor utilizado y te permitirá fácilmente generar el siguiente número con un solo clic.
En este caso, el único requerimiento es que TODOS los códigos que utilices para identificar a tus clientes o proveedores contengan solo números y no letras.
Si tus códigos tienen números con ceros por delante, el sistema de forma inteligente lo tendrá en cuenta para generar de forma automática el siguiente código de cliente o proveedor.
Para que FacturaDirecta continúe evolucionando correctamente hemos considerado conveniente introducir algunos cambios en la navegación del menú principal. El objetivo de estos cambios es mejorar la accesibilidad a las diferentes opciones existentes dentro del programa sin perder nunca de vista la simplicidad de uso del programa.
Para ello hemos cambiado la forma en que se presentan las opciones en la pestaña Más >> del menú, haciendo siempre visible el acceso a todos los apartados del programa organizándolo en secciones. Esto nos ha permitido incorporar en el menú apartados que antes eran considerados secundarios y que solo estaban accesibles desde otros apartados principales (por ejemplo, facturas periódicas, facturas proforma y remesas bancarias son ahora apartados accesibles directamente desde el menú principal).
Además, tener visibles en un solo desplegable todos los apartados del programa nos permite realizar otro cambio en la zona de pestañas. Ahora el menú se ha vuelto más inteligente y es capaz de recordar los últimos apartados a los que has accedido. Eso te permitirá rápidamente navegar entre los apartados que estés utilizando en cada momento.
Hoy te presentamos una nueva herramienta para trabajar con FacturaDirecta: la API de FacturaDirecta
¿Qué es una API?
Una API no es más que un mecanismo de comunicación que proporciona a aplicaciones de software externas el acceso y manipulación de los datos existentes dentro de una cuenta de FacturaDirecta y tratarlos de forma automatizada sin intervención manual vía web.
¿Quién puede utilizar una API?
Para poder utilizar una API son necesarios conocimientos de programación. No es muy importante el lenguaje de programación que se utilice ya que casi todos los lenguajes de programación actuales disponen de soporte para poder enlazarse con la API. En nuestro caso, la API que proporcionamos utiliza llamadas tipo REST con contenido en XML (un estándar utilizado ampliamente en todas las plataformas actuales)
¿Para qué sirve una API?
Una API tiene múltiples usos (infinitos casi) pero, por ejemplo, permite que los datos que puedas tener en otros aplicaciones de software: aplicación de CRM, tu propia página web si recoge datos de clientes, tu tienda online, etc... puedan (mediante la programación adecuada) incorporarse de forma automática a FacturaDirecta, generando por ejemplo facturas para las ventas desde tu tienda online, creando facturas periódicas a los clientes que se registran o contratan servicios desde tu sitio web, automatizando la entrada de los datos de tus clientes desde otros programas que utilices actualmente, etc...
Ejemplo de uso
El ejemplo más claro es la aplicación FacturaDirecta Gastos que tenemos en la AppStore de Apple. Esta aplicación es un pequeño programa de software que se ejecuta en tu móvil y que utiliza la API de FacturaDirecta para mostrarte por pantalla tus gastos y también para insertar los nuevos gastos directamente en tu cuenta de FacturaDirecta. Así de sencillo.
Con la programación adecuada la API de FacturaDirecta te permitirá automatizar prácticamente cualquier proceso de creación de facturas, clientes o proveedores si lo necesitas.
Sitio web para desarrolladores con toda la documentación de la API
Para más información sobre el funcionamiento de la API de FacturaDirecta, hemos preparado un sitio web especial para desarrolladores donde podrás encontrar toda la información relacionada con este servicio.
http://dev.facturadirecta.com
Siguiendo con las pequeñas mejoras continuas que vamos introduciendo en FacturaDirecta, hace algunas semanas realizamos un pequeño cambio en el menú lateral del programa para que fuera visible en todo momento, independientemente del punto en que te encuentres en la página.
Dentro de FacturaDirecta existen páginas que pueden llegar a ser muy largas en contenido: listados, edición de facturas, etc. Para acceder a las acciones laterales en estas páginas era necesario mover el scroll de la página hacia al principio de la página (o hacia al final de la página). Con el cambio que hemos introducido, ahora es posible tener siempre visible el menú lateral en todo momento, y por tanto, no es necesario que hagas nada especial para acceder a sus opciones, ya sean guardar el documento en curso o acceder a otras acciones de página.
Esperamos que este cambio te haya ayudado a mejorar tu productividad.
A partir de algunos comentarios de los usuarios de FacturaDirecta, hemos detectado que en algunos casos se produce cierta confusión en la visualización de la página inicial de los diferentes secciones de FacturaDirecta. La página inicial de cada sección fue diseñada para mostrar por defecto los elementos que considerábamos de uso más común.
El problema
Hasta ahora esta página inicial se mostraba con el filtro oculto por completo y había que leer la descripción textual para ver qué tipo de filtrado se estaba aplicando.
Este hecho podía provocar en algunos casos dos situaciones de confusión, por un lado no encontrar en el listado principal un elemento, por estar descartado por el filtrado por defecto (y estos valores de filtro estar ocultos), y por otro tener la sensación de que no era posible realizar un filtrado del listado.
La solución
A partir de ahora, en todas las páginas que incluyen un listado de documentos y un filtro, éste se ha separado en dos partes. En primer lugar un filtro básico, que siempre estará visible cuando se cargue la página por primera vez, y que permite ver las condiciones que están filtrando los resultados en ese momento. Y en segundo lugar el filtro avanzado, que puede desplegarse pulsando el enlace "Mostrar más opciones de filtrado" y que mostrará el filtro completo.
Siempre que se actualiza una página, se muestra directamente desplegado el filtro avanzado cuando alguno de los valores del mismo está filtrando los resultados, en cualquier otro caso se muestra el filtro básico.
En cualquier momento se puede ocultar completamente el filtro usando el enlace "Ocultar filtro" para obtener la misma vista de página que se obtenía antes por defecto y disponer del mayor espacio posible en pantalla para el listado de documentos.
Hoy te queremos presentar la nueva herramienta de ayuda para la generación del modelo 303 de declaración del IVA, (mensual o trimestral); una de las herramientas que pensamos puede serte de mucha utilidad cuando necesites presentar las declaraciones trimestrales del IVA.
Si generas todas tus facturas y contabilizas tus gastos con FacturaDirecta, a partir de ahora te será muy sencillo generar y presentar la declaración del modelo 303 a Hacienda.
Cuatro sencillos pasos
En unos minutos podrás tener listo tu modelo 303 para presentar directamente en la web de la Agencia Tributaria.
- Selecciona el ejercicio y periodo
- Selecciona las facturas a incluir
- Selecciona los gastos a incluir (con ayudante de clasificación de gastos)
- Ajusta los valores del formulario pre-relleno y confirma los datos
Tras estos sencillos pasos tendrás a tu disposición el archivo con los datos de tu declaración, válido tanto para presentación telemática (usando certificado digital), como para validar y generar la predeclaración en formato PDF (predeclaración).
Acceso directo a la presentación telemática
Aunque la web de la AEAT ha mejorado su navegación últimamente, ¿quién no se ha perdido alguna vez buscando como presentar un modelo en ella? Al finalizar el proceso tendrás disponibles los enlaces de acceso directo a la página de la AEAT para presentar tu declaración.
Aún si no tienes todo contabilizado en FacturaDirecta o emites facturas cuyo IVA no se declara en el Régimen general también podrás hacer uso de la herramienta ya que la misma no impone ninguna restricción en cuanto a su uso, podrás, si lo necesitas, modificar cualquier casilla de la declaración y la herramienta calculará por ti automáticamente los valores de las casillas dependientes.
¿Quieres que tu gestor revise tu declaración antes de presentarla?
Si tu gestor se encarga de presentar tus declaraciones, recuerda que también puedes darle acceso a FacturaDirecta creándole un usuario con privilegios de gestor para que pueda visualizar tus facturas, tus gastos y a partir de ahora acceder a la zona de ayuda a la generación de declaraciones. Tu gestor podrá revisar los datos incluidos en la declaración y presentar él mismo directamente el archivo generado desde FacturaDirecta.
Esperamos que con esta herramienta puedas dedicar un poco más de tiempo a tu trabajo y un poco menos a declarar impuestos ;)
En los próximos meses iremos incorporando nuevos modelos de declaración.
¿Necesitas guardar un archivo que guarda relación con un cliente o proveedor, pero no está asociado a ningún documento generado en FacturaDirecta? Ahora ya puedes hacerlo.
La función de archivos adjuntos que ya conocías para facturas, presupuestos, albaranes, facturas proforma, facturas periódicas y gastos, ahora está también disponible para clientes y proveedores.
En la ficha de visualización de cliente/proveedor tienes una nueva pestaña desde la cual podrás consultar, añadir y borrar estos documentos adjuntos asociados a tus clientes y proveedores.
Esperamos que esta opción te resulte útil.
Hace unos días hemos introducido dos leves mejoras relacionadas con las facturas periódicas.
La primera mejora te permite la generación a demanda de una nueva factura a partir de la factura periódica que se está visualizando. Mediante un enlace en la zona lateral de la página de visualización de una factura periódica se puede solicitar la creación en ese momento de una factura.
La factura que se genera de esta forma tiene las mismas características de una factura que se genera de forma automática desde FacturaDirecta cuando llega la fecha en que debe emitirse la siguiente factura, pero nunca es enviada por correo electrónico (independientemente de la configuración de la factura periódica) ni tampoco es actualizada la fecha de próxima factura en la factura periódica.
Al igual que cualquier otra factura creada desde una factura periódica, la factura queda relacionada con la factura periódica de origen y listada en las facturas generadas a partir de dicha factura periódica.
La segunda mejora te permite utilizar una factura normal existente como base para generar rápidamente una factura periódica utilizando su contenido, está nueva opción está disponible desde la zona lateral de la página de visualización de una factura.
Para facilitar el seguimiento de incidencias o eventos relacionados con los distintos tipos de documentos generados en FacturaDirecta (facturas, presupuestos, albaranes, facturas proforma, facturas periódicas,...) acabamos de añadir una nueva sección de notas internas.
Estas notas internas se pueden crear desde la página de visualización de cada documento por debajo del contenido del documento.
Se pueden crear tantas anotaciones como sea necesario en cada documento, y estas quedaran identificadas por su fecha y autor.
Esperamos que esta nueva funcionalidad te sea útil.
Ya tienes a tu disposición un nuevo apartado donde podrás generar informes gráficos con los datos de tu empresa.
A partir de ahora, la sección de resumen gráfico que se encontraba disponible en la página de sumario ha sido movida a este nuevo apartado. Pensamos que eso nos permitirá en un futuro seguir ampliando los resúmenes gráficos de forma mucho más rápida y fácil.
Para acceder a esta nueva sección dispones de un nuevo enlace llamado Gráficos en el menú principal.
En la zona de la derecha de esta sección podrás fácilmente seleccionar los gráficos que desees visualizar así como algunas opciones de filtro.
Algunas novedades en los gráficos
Como novedad de estreno de este apartado,
1. Hemos introducido algunos nuevos gráficos relacionados con los flujos de caja asociados a las fechas de vencimientos previstas y reales entre las facturas emitidas y las facturas recibidas
2. También es posible visualizar en forma de tabla numérica todos los gráficos de este apartado.
Desde hoy es posible la creación de un nuevo tipo de etiquetas en FacturaDirecta, las hemos llamado etiquetas generales, ya que pueden ser definidas una única vez y luego ser aplicadas a cualquier documento (facturas, presupuestos, facturas proforma, facturas periódicas, albaranes y gastos).
Estas etiquetas conviven con las que ya existían hasta ahora. Pueden asignarse a un documento indistintamente tanto etiquetas generales como de su propio tipo de documento. Las nuevas etiquetas generales se visualizan en cursiva para diferenciarlas de las etiquetas estándar.
Las etiquetas generales pueden crearse desde una página idéntica a la de administración de etiquetas que ya conocéis, pero dado que estas no están vinculadas a un tipo de documento en concreto, se accede a esta desde una nueva opción del menú principal:
Cuando se crea una etiqueta desde la caja de edición de etiquetas de un documento, ésta queda asociada al tipo de documento que se está visualizando en ese momento, la única forma de crear etiquetas generales es desde la página de administración indicada anteriormente.
¿Para qué puedo usar estas etiquetas?
Como con las etiquetas que ya teníamos hasta ahora, el uso que le puedas dar depende de tus necesidades y de tu ingenio; pero este nuevo tipo de etiquetas permite hacer algo que nos habíais pedido varios de vosotros y hasta ahora no era posible, tener un mejor control de ingresos y gastos en grandes proyectos, donde se generan múltiples facturas y gastos; sin necesidad de tener que crear etiquetas idénticas asociadas a cada tipo de documento.
Ahora es posible tenerlos todos agrupados creando una sola etiqueta y luego asignar todos los documentos relacionados a la misma. La ventaja de usar estas nuevas etiquetas, frente a la antigua posibilidad de crear etiquetas idénticas para los distintos tipos de documentos, es que ahora la etiqueta efectivamente es única para el programa y esto permitirá (en futuras versiones) realizar ciertas consultas (informes) para múltiples tipos de documentos asociados a una etiqueta.
Si eres de los que necesita trabajar con muchos productos en FacturaDirecta, hasta ahora eso era un poco complicado de manejar desde el propio programa a la hora de hacer actualizaciones de precios, códigos o descripciones, por la falta de un buscador en la sección de productos.
A partir de ahora ya está disponible un pequeño buscador en la zona de productos:
Introduciendo parte de un código o descripción y pulsando sobre el botón "Filtrar" obtendrás en el listado solo aquellos productos para los que o bien el código o bien la descripción incluyan el texto introducido en la caja de búsqueda.
Como hasta ahora, te recordamos que para editar muchos productos de golpe (por ejemplo en una actualización de precios masiva para un inicio de temporada) posiblemente sea más práctica la opción de hacerlo offline utilizando las herramientas de exportación e importación de productos.
Otra pequeña mejora introducida en la sección de productos, es la incorporación de un nuevo atributo para poder indicar el precio de coste de un producto cuando sea necesario. Este importe es únicamente informativo para poder conservarlo junto al precio de venta, pero no se utiliza en ningún momento en la generación de ningún documento del programa.
Una de las opciones que más nos gusta de FacturaDirecta, y sabemos que a muchos clientes también, es la posibilidad de poder insertar directamente en nuestras cuentas como gasto, las facturas que recibimos de otros clientes de FacturaDirecta, con un simple click en el mail recibido.
Sin embargo, también hemos encontrado a quien no le gusta enviar este enlace al final de los mensajes de envío de facturas definitivas. Por este motivo, desde hace unos días ya es posible desactivar esta funcionalidad. Basta con desmarcar la casilla "Incluir enlace para permitir a tus clientes insertar como gasto las facturas definitivas" que podéis encontrar en la página "Configuración > Preferencias", pestaña "Personalización documentos"
Una vez desactivada, no se volverá a incluir el enlace de inserción de la factura como gasto en el mail que se envía a los clientes.
Recientemente hemos introducido unos ligeros cambios para mejorar la usabilidad en la edición de facturas, presupuestos y albaranes.
A partir de ahora, cuando creamos una nueva factura esta aparece con 3 líneas ya pregeneradas, aunque vacías.
Con el fin de poder generar facturas con varias líneas sin necesidad de ir añadiendo las líneas manualmente, se añade una nueva línea cada vez que se empieza a escribir algo en la última línea vacía.
No es necesario eliminar las líneas en blanco al final de una factura si no las rellenas todas, cuando se guarda una factura con líneas vacías al final, éstas se eliminan automáticamente.
Esta nueva opción que añade líneas vacías de forma automática al final de la factura, se activa o desactiva automáticamente según el momento de la edición de la factura (edición de factura existente o factura nueva) o de las acciones que hayas realizado previamente (borrar o añadir alguna línea manualmente).
Desde hace unos días ya es posible imprimir documentos que sirvan como justificantes de pago de los vencimientos pagados de las facturas.
Basta con pulsar sobre el icono de la impresora y se generará un documento en PDF que puede ser utilizado como justificante de pago.
Acabamos de introducir una pequeña mejora en FacturaDirecta que facilitará enormemente tu trabajo si manejas precios con impuestos incluidos a la hora de hacer tus facturas, presupuestos o albaranes.
Desde ahora, previa activación desde la zona de "Configuración > Preferencias", es posible editar las facturas indicando los precios unitarios con impuestos incluidos.
Cuando tengas la opción anterior habilitada en la configuración de tu cuenta, en cualquier nueva factura que crees podrás introducir directamente los precios de tus productos o servicios con impuestos incluidos.
Si en algún momento necesitas crear una factura donde nuevamente quieres indicar los precios unitarios sin impuestos, simplemente desmarca la casilla de selección "Precios con impuestos" que aparece por encima de las líneas de factura y la factura pasará a considerar dichos importes como importes sin impuestos, recalculando nuevamente los totales sin necesidad de abandonar la página.
Esperamos que esta nueva opción sea útil para todas aquellos negocios que trabajan con precios finales de venta al público.
Estas últimas semanas hemos estado trabajando en el desarrollo de una pequeña herramienta gratuita con la intención de ayudar a las empresas a visualizar las facturas electrónicas que reciban en formato FACTURAE.
El visor ha sido creado reutilizando parte del visor de facturae que ya veníamos utilizando internamente en FacturaDirecta.
Así pues, te presentamos una nuevo sitio web:
http://www.visorfacturae.es
desde donde cualquier persona puede visualizar el contenido de un archivo facturae y verificar la validez de su firma.
Actualmente se encuentra en fase beta, y agradeceremos mucho cualquier recomendación o sugerencia que nos ayude a mejorar el servicio.
Por último, nos gustaría también destacar que las facturas cargadas en el servicio nunca se guardan en el servidor con lo que no guardamos copia de los archivos cargados ni copia alguna de la información procesada.
Esperamos que te sea de utilidad.
Desde hace algunos días hemos incorporado dos nuevos idiomas asociados a la generación de documentos (facturas, presupuestos, albaranes, etc...) que se añaden a los tres idiomas que ya estaban disponibles (Castellano, Inglés y Catalán)
A partir de ahora, si necesitas generar facturas en alemán o facturas en francés lo puedes hacer de forma muy fácil, bien indicándolo en el idioma por defecto del cliente
o bien en el idioma de la propia factura/presupuesto/albarán
Si tienes contratada una cuenta de pago en FacturaDirecta y deseas que las facturas asociadas a tu suscripción se facturen a otra empresa diferente de la empresa asociada a la cuenta, ahora ya puedes indicar los datos de facturación por separado de los datos de empresa de la cuenta.
Para cambiarlo los datos de facturación, basta con que vayas al menú superior: Administrar esta cuenta, en la pestaña Tus facturas y modifiques los datos que se indican en la sección Datos de la factura de tu suscripción.
Los datos que vamos a utilizar para emitir las facturas de tu suscripción van a ser los datos que nos indiquen en esa sección y no los datos de la empresa asociada a la cuenta de FacturaDirecta.
Por último, recuerda también que en esa misma sección puedes indicar direcciones de correo adicionales donde recibirás tus facturas (por ejemplo, por si necesitas que alguien más en tu empresa reciba copias de las facturas asociadas a la suscripción de FacturaDirecta).
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